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【Microsoft Access】データベース管理ソフトを初めて触ってみたら、意外と簡単だった

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データを管理するにはAccess(アクセス)ってやつが便利だよ〜って聞きますよね。初めてきいた人もいるかもしれないけど。

かにウインナ
かにウインナ

どうにか簡単に勉強できないものか。

というわけでChatGPTに協力してもらってAccessを使う練習をしてみたら、それはもう超簡単に理解できた。ふつうに使えた。びっくり!!!

めちゃめちゃわかりやすい内容だったので、習ったことをまとめてこちらの記事に書いていこうと思います。

『Accessって初心者にはなんかよくわからないし難しいな〜。』

『データベース管理ソフト、、、って何ができるの?どうやるの?』

『とくに目的はないけど、なんとなく使い方を知りたい!』

ってな方にはぜひおすすめな記事かと思いますのでよかったら見ていってくださいね。

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🤖Access(アクセス)を学ぶ 〜かわいい練習プラン〜

一応説明すると、AccessというのはMicrosoft(マイクロソフト)のデータベース管理ソフトで、この赤いアイコンのやつ(下記画像)です。

Accessのアイコン

ExcelやWordやPowerPointなんかは一度は触れたことがある方が多いかと思いますが、私はAccessは開いたことすらなかったです。

というわけで早速「データベースの管理をする」という状況をイメージしやすくするために、「おもちゃ屋さんの店長」になりきって『かんたんな在庫管理ツール』を作る練習をしてみましょ〜。

Step 1: あなたは「おもちゃ屋さんの店長」!在庫データの棚を作ってみよう

『テーブル』を作ろう

おもちゃの在庫を管理するために『テーブル』を作ってデータの棚を準備しよう。

  1. テーブル名を「おもちゃリスト」にする。
  2. 以下のデータを入れられる棚(列)を作ろう:
    • おもちゃの名前(例: くまのぬいぐるみ、ラジコンカー)
    • 値段(数値、例: 1500円)
    • 在庫数(数値、例: 10個)
    • 入荷日(日付、例: 2025年1月27日)


Accessを開いて、「テーブルデザインビュー」で新しいテーブルを作成。

テーブルデザインビューを開く

テーブル名は「おもちゃリスト」にしました。
各列の名前を入力し(前述のおもちゃの例を参照)、データ型を選ぶ(例: テキスト型、数値型など)。

値段は通貨型ではなく数値型でOKらしいです。(今回はお金の流れをメインで扱うわけではないので)
これでテーブルの入力はできたので、メニューから「ファイル」→「保存」もしくは「ctrl」+「s」で保存。

Step 2: 作った棚(テーブル)に商品(データ)を並べてみよう

テーブルに『データ』を入力する

今度は、作った棚(テーブル)に実際にデータを入れてみよう!
この作業は「棚に商品を並べる」ようなもの。


左側の「ナビゲーションウィンドウ」に作成した「テーブル」(例: おもちゃリスト)が表示されているはず。
そのテーブルをダブルクリックして開く。
表形式の画面が表示されるので、1行ずつデータを入力。

こんな感じで入力ができたら保存。テーブルを閉じて、再度「おもちゃリスト」をダブルクリックして開けば、入力したデータが保存されていることを確認できるはず。

Step 3: クエリで「必要なおもちゃだけリストアップしよう!」

『クエリ』を作ろう

おもちゃ屋さんのお客様が「1500円以下のおもちゃが欲しい!」と言っています。
クエリとは、「条件を選んで絞る機能」みたいな感じ。「クエリ」を作成して、値段が1500円以下のおもちゃを抽出しよう。


Accessの「作成」→「クエリデザイン」を開く。

画面右側の「テーブルの追加」からテーブル「おもちゃリスト」を選択。

そしたらこんなの(下記画像)が出てくるはず。


表の下にある「フィールド」の欄に、次のフィールドを追加
・おもちゃの名前
・値段
・在庫数

これは「この3つの情報を表示して!」という指定。

黄色の四角い枠内の項目をダブルクリックすると画面下部のフィールドに追加できます。

「在庫数」のフィールドの下にある「抽出条件」に、次のように入力する:

<= 5

SQLクエリ例: 

SELECT おもちゃの名前, 値段, 在庫数

FROM おもちゃリスト

WHERE 在庫数 <= 5;
かにウインナ
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※上記の「SQLクエリ例」については、裏側でこんなプログラムのコードが書かれているよ〜っていう説明なので、わからなければ気にしなくてOK!

『クエリ』を実行しよう

画面左上の「実行」ボタン(赤いびっくりマークのアイコン)をクリック。
結果が表示されるはず!在庫が5個以下のおもちゃだけリストアップされているか確認してみよう。

在庫数が5個以下のラジコンカーが表示されていればOK。
保存してクエリに名前を付ける。(例:「在庫が少ないおもちゃリスト」など。)

Step 4: フォームで「おもちゃを簡単に追加しよう!」

『フォーム』を作ろう

毎日、新しいおもちゃが入荷されるけど、毎回テーブルを直接編集するのは大変!そこで「フォーム」を作って、簡単にデータを追加できるようにしよう
Step1で作った「おもちゃリスト」に、簡単にデータを入力できるようにするためのフォームを作成するよ~。

フォームを使って、次のおもちゃを追加:

  • 名前: サッカーボール
  • 値段: 1200円
  • 在庫数: 15個
  • 入荷日: 2025年1月30日

Accessの「作成」→「フォームウィザード」を開く。

テーブル「おもちゃリスト」を選んでフォームを作成。

「>>」を押してすべてのフィールド(項目)を追加する。
(おもちゃの名前、値段、在庫数、入荷日)

次へを押すと細かい設定等ができますが、今回は練習なのでこのまま「完了」を押す。

入力フォームがとりあえずできました~。
ただ、まだフォームの土台ができただけって状態です。

『フォーム』に『新規追加ボタン』を作ろう

とりあえずフォームはできたので、ここからでも新しいおもちゃデータの追加はできます。
でも、わかりやすい新規追加ボタンがないとフォームの意味があんまりないので、作っちゃおうと思います。
(基本的にフォームって、「データの追加・削除・編集」を誰でも簡単にできるように、っていう目的のために作成するものかな~??と思っているので)

フォーム上の余白を右クリックして「デザインビュー」を選択。

画面上部にボタンのパーツがあるのでクリック。

ボタンを置きたい場所を適当にクリックするとこんな画面がでます。

種類:レコードの操作
ボタンの動作:新しいレコードの追加

次へを押す。

ボタンの見た目が選べます。わからなかったらとりあえず下記画像の通りでだいじょうぶ。

なんのボタンなのかを記しておくために名前をつけます。そして完了をクリック。

こんなボタンができました。これがおもちゃデータ新規追加ボタンです。

余白を右クリックして「フォームビュー」に切り替える。

これでおもちゃデータ新規追加ボタンの完成!
新規追加ボタンを押してから、試しに何かおもちゃデータを追加してみます。

これでおもちゃデータが新しくおもちゃリストに追加されました。
反映されてない場合は更新ボタン(F5)を押すもしくは一旦リストを閉じて開きなおしてみてください。

VBA(プログラミング)などを使用してちょっと頑張るとリストをリアルタイムで反映させたりすることができるみたい。
そんな感じで無限大にカスタマイズできますが、今回は手動で、、、!!!

Step 5: レポートで「おもちゃの在庫リストを作ろう!」

『レポート』を作ろう

おもちゃのリストを見やすく整理して、印刷やPDFで出力できるようにします。
まずは「Accessのレポートって何?」を体験するために、レポートウィザードを使ってみましょ~。

「作成タブ」→「レポートウィザード」を選択する。

「在庫の少ないおもちゃリスト」を選択して、「>>」を押してすべてのフィールド(項目)を追加する。
そして「完了」ボタンを押す。

「在庫の少ないおもちゃリスト」レポートが出力されました。
今回はデータに登録してあるすべてのおもちゃリストではなく、在庫が少ない(5個以下)のおもちゃのみリストアップされています。

という感じで、簡単にAccessを使ったデータ管理やレポートの作成ができました!🎉✨
今回は最低限の基本の流れのみですが、フォームやレポートのレイアウト(見た目)の変更も後々やってみたいと思います。

かにウインナ
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ChatGPT、教えるのうますぎる、、、!